Créer un workflow
Créer un workflow
Premiers pas
1/ Lorsque vous avez sélectionné votre projet, cliquez sur Mode Paramétrage
dans le menu latéral
2/ Cliquez sur flux de travail dans ce même menu
3/ Vérifier que vous êtes dans l’onglet Paramétrages des workflows dans le menu supérieur
4/ Cliquez sur Ajouter pour ajouter un workflow
Evènement d'exécution
5/ Cliquez sur Ajouter pour choisir le(s) type(s) d’évènement qui va activer le workflow
Options d'activations
Vous avez le choix entre plusieurs évènements qui activeront le workflow
6/ Cliquez sur valider pour passer à la suite
Eléments du workflow
Il faut ensuite choisir à partir de quel modèle de formulaire le workflow va s’activer.
7/ Cliquez sur Ajouter un modèle
Modèles de formulaire
Plusieurs modèles peuvent être sélectionnés, et il est possible d’utiliser des filtres sur ces modèles et sur leur différentes caractéristiques (valeur d’un champ, status, créateur, etc.) pour affiner les conditions d’activation du workflow
8/ Cliquez sur Valider pour passer à la suite
Filtres
9/ Cliquez sur Ajouter un filtre pour ajouter un filtre au formulaire du workflow
Filtrage d'éléments
Vous pouvez ici ajouter des filtres qui viendront »détailler » le formulaire que vous avez choisi
Actions du workflow
Une fois les conditions d’activation paramétrées, il faut choisir quelles actions automatiques vont s’exécuter, et dans quel ordre.
Les actions disponibles sont dans la liste de gauche. Pour les sélectionner, il suffit de cliquer sur le + ou de les déplacer dans la colonne la liste de droite.
Les actions se déclencheront à la suite les unes des autres, dans l’ordre établi dans la colonne de droite, en partant du haut vers le bas.
12/ Cliquez sur Etape suivante pour passer à la suite
Synthèse du workflow
La dernière étape est une étape de synthèse qui rappelle les conditions d’activation du workflow et les actions qui seront lancées. C’est dans cette étape qu’il faut donner un nom au workflow.
13/ Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du workflow
Validation
Votre nouveau workflow est créé et se situe dans la liste des workflows
Créer une action du workflow
Vous pouvez ajouter des actions vous-même pour paramétrer un workflow de manière personnelle
14/ Cliquez sur Actions de flux de travail
15/ Cliquez sur Ajouter pour créer une action
Approbation
C’est l’action qui permet de demander son avis à un ou plusieurs groupes de validation. La grande majorité du temps, c’est une action bloquante : tant que l’approbation n’est pas terminée (les personnes requises n’ont pas encore répondu), la suite du workflow ne peut pas se dérouler.
MAJ Champ
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MAJ Statuts
Cette action permet de modifier automatiquement le status d’un formulaire déjà créé. Elle est très régulièrement utilisée dans les GED, mais peut aussi être utilisé pour changer les status de formulaire du suivi de chantier. Pour fonctionner, cette action doit être appliquée à un formulaire qui sera identifiable dans le contexte du workflow. Soit parce qu’il s’agit du formulaire déclencheur du workflow, soit parce qu’il s’agit d’un formulaire lié au formulaire déclencheur du workflow
Création d'éléments
Cette action a pour but de créer un formulaire à partir d’un modèle déjà paramétré, et de le placer dans le nœud de l’arborescence de son choix
Création de formulaire
Cette action a pour but de créer un formulaire à partir d’un modèle déjà paramétré, et de le placer dans le même élément que le formulaire déclencheur du workflow. C’est une action plus spécifique que la création d’élément car elle créé un lien durable entre deux formulaires, elle est plus souvent utilisée pour le paramétrage des workflows de GED
Webservice
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Envoyer un email
Cette action permet d’envoyer automatiquement un E-mail pré-écrit au(x) destinataire(s) souhaités
Envoyer un sms
Cette action permet d’envoyer automatiquement un sms pré-écrit au(x) destinataire(s) souhaités